整理できてますか？
２００３年０６月２８日（土）

「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」というタイトルの本を見付けた．このタイトルを見て，「あっ，自分のことだ」と思ってしまうのが情けない．しかし現実に，私の机は積み上げられた書類連峰（山がいくつもあるので）で埋め尽くされている．ようやく，この文章を書いているノートパソコンを操るスペースがあるだけだ．

この本は著者が実践している整理法を紹介したものだ．ただし，著者が実践しているだけではない．著者は整理術のカウンセリング会社を経営しているのだ．以下に本の内容をメモしておこう．この整理法は準備を含めて７つのステップからなる．

★準備ステップ：　空きスペースを作る
本棚，ファイルキャビネット，机や引き出しなどを徹底的に片付ける．長い間見たこともないものは不要なものだ．何も残しておく必要はない．とにかく処分することだ．見ることはないが捨てられないというものは，詳細なリストを書いて，段ボール箱にでも入れてどこかに積み上げておけばよい．

★ステップ１：　デスクをコックピットにする
以下のルールを守り，実践する．これだけで，机から書類の山は永久に消える．

1. 毎日使うものはすぐに手が届くところに，毎週使うものは腕を伸ばせば届くところに置く．逆に，使わないものを手元に残してはいけない．
2. デスクトップ・ファイルを用意し，ほぼ毎日使うファイル，現在携わっている仕事に関するファイルだけを入れる．それぞれのファイルには名前ラベルを貼っておく．
3. 数段に重ねられるトレーを用意し，「イントレー」，「読みものトレー」，「要ファイルトレー」という名前ラベルを貼る．すぐに処分するものや決められたファイルに保存されるものを除いて，自分宛の書類はすべて「イントレー」に入れる．例外は許さない．ダイレクトメールなどは原則としてゴミ箱直行であるが，後で読んでみようと思う書類は「読みものトレー」に入れる．決して机の上に置いてはいけない．後でファイルへ整理する必要のある書類は「要ファイルトレー」に入れる．この他にも自分が仕事をしやすいようにトレーを用意すればよいが，必ず名前ラベルを貼り，例外を許さないこと．
4. イントレーは毎日必ず整理する．取り出した書類は二度とトレーには戻さない．読みものトレーや要ファイルトレーが一杯になったら，すぐに整理・処分をする．

★ ステップ２：　毎日の「管制塔」を持つ
管制塔とはスケジュールを一元管理するための手帳である．そのルールは以下の通り．

1. 用件を書き留める「管制塔」は１つだけしか作らない．この１冊の手帳だけで，すべてのスケジュールを管理する．つまり，用件をすべて「管制塔」に書き留め，その他のものには用件を書いてはいけない．
2. １日分見開き２ページで，今日の用件，タイムスケジュール，付記が書き込めるようにする．
3. 用件は重要度に応じてランク付けし，時間を要する用件（１時間以上が目安）はタイムスケジュール欄に書いて，時間を確保する．
4. 必要な資料がある場合，資料の保管場所を書いておく．
5. これ以外のスケジュール管理法は全部やめる．
6. デスク上に常に「管制塔」を開いて置いておき，どこへでも一緒に持っていく．

★ステップ３：　書類の駆け込み寺を作る
分類して保管する場所がない書類が机に放置されてしまうのを防ぐために，「保留ファイル」を作成する．そのルールは以下の通り．

1. 「保留ファイル」を作り，デスクトップ・ファイルに入れる．
2. 書類を「保留ファイル」に入れる前に，管制塔に用件を記入する．この際，用件の最後に（保）と書いておく．
3. 管制塔に書いていないものを「保留ファイル」に入れてはいけない．

以下，ステップ４：いま！決める，ステップ５：つねに優先順位を見きわめる，ステップ６：毎日の習慣，と続くが，まずはステップ３までで良いだろう．

この８月に研究室が新キャンパスに移るため，すべての持ち物を整理しなければならない．この機会を利用して，実際にやってみるつもりだ．ただし，手帳の代わりにＰＤＡを使う．